激務なIT企業で勤める社会人3年目が仕事効率化で意識した10のこと

どうも、石橋を叩いて走って渡る、あごやんです。

訪問ありがとうございます。

この記事を読んでくださるあなたは、きっと仕事の効率化で悩んでいるのでしょう。

僕は就活生に「激務」と言われてるIT企業で、入社以来3年働いています。

僕が入社してからは、「働き方改革」の影響もあり、残業時間の規制が厳しくなっていますが、作業量は多いです。

入社以来、残業時間の規制と作業量の多さに挟まれながら、「仕事を効率化」する工夫をしてきました。

仕事を効率化をしながら、仕事以外に自分の将来に繋がる勉強時間を2016年7月以降、毎日最低30分は確保してきました。

平均1時間は自分の将来に繋がることをしてきています。

そんな僕が仕事を効率化するために使ったコツを10紹介します。

ほとんど特別なことはありません。

意識を変えることで、誰でも簡単に出来ることです。

全部ではなくても「これやってみよう！」と思えるものがあれば、すぐにでも挑戦してみてください！

これが終われば今日は帰れることからやる

あなたは仕事の優先順位を何で決めていますか？

手の付けやすい仕事から手を出していませんか？

緊急性が低い仕事に一日の時間をかけ過ぎてはいませんか？

僕も最初はそうでした。しかし、それでは残業が減りません。

「これが終われば今日帰れる仕事」を優先的に取り組むよう意識を変えました。

それが終われば、他にどんなに仕事があろうと今日は帰れるんです！笑

「帰れる」という精神的な安心感が大切です。

他のタスクは今日でなくても良いので、調子が良い時はどんどん進められるし、帰りたいと思ったら、帰れば良いのです。

目先のタスクだけでなく、先を見通して作業をする余裕も出てきて、良いサイクルが生まれます。

頭を使う仕事は朝やる

朝起きた後の2～３時間後は脳のゴールデンタイムと言われています。

朝の方がクリエイティブな作業をするのに向いているのです。

朝出社してまず、メールチェックなんてしてる場合ではありません。

状況把握は良いですが、優先度も緊急度も低いメールに返信するのはやめましょう。

せっかくのゴールデンタイムが台無しです。

「難しい成果物のレビュー」「発表資料の構成を考える」「数か月分のスケジュールを作る」をなど頭を使う仕事を朝しています。

朝は夜より4～6倍生産性が高いそうです。

僕は夜遅くに頭を使う仕事はしないことにしました。

「あっこれ、脳みそ動いてないと出来ない仕事だ」と思ったら、その日は帰ります。

翌日朝少し早く出社して、一番にそのタスクに取り組みます。

朝であれば他人に邪魔されないメリットもあります。

僕は、生産性が高い朝の時間を出来るだけ自分のために使うようしています。

朝活で自分の将来に関わることに取り組んでいます。

優先度が高いことほど朝の時間に取り組みましょう。

前日に翌日のタスクを洗い出す

その日のタスクを当日考えていませんか？

朝出社して今日は○○して・・・と考えるのも良いですが、タスクは前日帰る前に洗い出しましょう。

その日のうちの方が残りタスクも覚えていますし、翌日出社してすぐに優先度が高い仕事に取り組めます。

一つのタスクに集中する。

仕事量が多いとマルチタスクに追われますよね。

次から次へとタスクが来て、処理しきれない・・・と。

そうなんです、マルチタスクは基本処理しきれないのです。

なので、他のタスクは一度忘れて一つのタスクに集中しましょう。

どんなにタスクがあってもまずは目の前の仕事をどんどん終わらせていくのです。

その時、これが終われば今日帰れる仕事からですよ！

その間に他の仕事のことを考えてはいけません。

頻繁にメールチェックしない

メールって気になりますよね。

なんか見てしまいますよね。

頻繁に見ないでください！！

タスクを抱えた状態でメールを見て、さらにタスクが増えたら、やる気と集中力が低下します。

自らモチベーションを下げることはやめましょう！

僕は、気付きました。

例えば、3時間会議で席を離れている間、メールは見れません。

基本的にその間、緊急事態は発生していないのです。

緊急事態があれば、会議中であろうが、呼ばれます。

メールで緊急事態の連絡は来ないのです。

自分の作業をしてる間も同じです。

緊急のメールは滅多に届かないのです！

目の前の作業に集中して、一息ついたら、メールを見ましょう。

メールの返信や電話はまとめて

他の作業を中断して、こまめにメール返信してませんか？

時間を作ってまとめてメールを返信しましょう。

一度メールを返信するとメールを送るモードに切り替わります。

その時にまとめて色々なメールに返信した方が効率的です。

電話も同様です。一度電話をかけると話すモードに切り替わります。

その時にまとめて電話をかけた方が効率的です。

まとめて出来る作業はまとめて行いましょう。

少しの時間でも作業を進めよう

一つの作業はまとめて全部終わらせたい気持ちになります。

「これ10分じゃ全然進まないし、後でまとめて時間作ってやろう」とか思います。

特に重いタスクほど。

でも、チャンスがあれば、すぐに取りかかってください。

10分あれば、案外進みます！

資料であれば、ファイルを作ってタイトルを決めて、少し書き出すことが出来ます。

この始めることが大切なのです。

少しでも手を動かせば、意外にどんどん進んでいきます。

短い時間も大切にしましょう。

締切までに終わればよいと思ってると本当に締切まで終わらないぞ

「締切が12時だから12時までに終われば良い」と思っていると本当に12時まで終わりません。

人間は期限ぎりぎりまで作業をしてしまうんです。

この思考を今すぐやめましょう。

『時間ぎりぎりまでやる＝良い成果物ができる』

とは限りません！

早めに完成出来るのであれば、完成させてどんどん次の作業に手を出しましょう。

認識合わせをする時は何でもいいから、書く

チームメンバやお客様と認識合わせをする時・後輩に指示をする時、口頭だけになっていませんか？

口頭だけでは、時間がかかる上に認識祖語が起こる可能性が高まります。

話ながらイメージ図を書いて、共有しましょう。

会議室であれば、ホワイトボードに一対一であれば、裏紙でも良いと思います。

互いの頭の中にあるイメージを擦り合わせて共有してください。 

スピード・精度共に上がります。 

仕事を持ち帰る選択肢をなくす

あなたには仕事を家でする選択肢がありますか？

あれば、危険です。

今すぐその選択肢を捨てましょう！！

家で考えた方が集中できるとか、土日でやれば良いという選択肢をなくしましょう。

それは「今仕事をしない言い訳」です。

やむ追えず持ち帰ることもあるかと思いますが、定常化しないよう気を付けましょう。

僕も何度か持ち帰ったことがありますが、気が重い休日を過ごした覚えがあります。

家で仕事する選択肢自体をなくせば、業務時間内に終わらせる工夫を考えるようになります。

まとめ

作業効率化のために意識していることです。

具体的な方法というよりは意識にフォーカスした内容です。

意識を変えると行動が変わります。

作業を効率化して、自分の時間の確保を目指しましょう！